CREATIVE WORKFLOW
CONSULTANTS
BLOG... SUPPORT DESK



BUILDING BRIDGES BETWEEN
TECHNOLOGY AND BRANDS
NL EN

Zo pluk je de vruchten van nieuwe workflows voor contentcreatie

Zo pluk je de vruchten van nieuwe workflows voor contentcreatie

Zo pluk je de vruchten van nieuwe workflows voor contentcreatie

Procesverbeteringen voor het creëren en publiceren van content bedenk je niet één-twee-drie. Een goede voorbereiding op het vernieuwen van werkprocessen vraagt om grondige analyse van de huidige werkprocessen en de ondersteunende systemen. Aan de hand hiervan kun je scenario’s bedenken voor het optimaliseren van de processen, de rollen van de deelnemers en de benodigde IT resources. Hilde Hagen, workflow consultant bij Graphit, vertelt daar in deze blog over.

Mijn werkdagen variëren enorm. Toch zijn er ook elementen die altijd terugkomen: het signaleren van knelpunten in processen, het doen van aanbevelingen voor optimalisaties en het implementeren en testen van software en werkwijze. Natuurlijk ontbreekt overleg met projectteamleden, zowel intern als extern, niet.

Marketing is ondertussen voor ieder bedrijf een strategische keuze. Je ziet dat het beheren van contentstromen steeds complexer wordt. Logisch dat onze klanten daar steeds professioneler mee omgaan. We werken steeds vaker samen met businessanalisten, softwarearchitecten en projectmanagers. Samen bedenken we hoe we de automatisering van processen kunnen verbeteren en voeren we dat vervolgens uit.

Strandballen

Het testen van de nieuwe software is een essentieel onderdeel van ieder project. Hiervoor schakelen we het liefst al in een vroeg stadium key users in, zodat we een vloeiende implementatie kunnen realiseren. Deze gebruikers zijn vanaf het begin betrokken bij onze analysefase, omdat een goede voorbereiding en hun input belangrijk zijn om tot de juiste oplossing te komen. Zo ben ik bijvoorbeeld bij een grote onderneming samen met de business analist van dat bedrijf en de key users workshops aan het doen om de huidige knelpunten in hun werkwijze in kaart te brengen.

Door de coronacrisis wordt de organisatie met de neus op de feiten gedrukt. Nu vormgevers thuis moeten werken, lopen werkprocessen spaak. Zoals ze het probleem zelf formuleren: “We worden gek van het thuiswerken. Onze dagen zijn gevuld met strandballen en het wachten op WeTransfer totdat onze grote en zware werkbestanden zijn gedownload.”

Doorvragen

Wanneer ik zo’n verhaal hoor, vraag ik altijd door. Wat is er precies aan de hand? Niet alleen beschikken medewerkers niet snel genoeg over hun bestanden, ook beschikken ze thuis niet over de benodigde productinformatie en data. Dat komt door de verouderde werkprocessen, die niet ‘coronaproof’ zijn. Vormgevers zijn gewend om alle informatie over producten zelf te verzamelen en lopen hiervoor regelmatig door het bedrijfspand. Dat gaat nu niet meer.

Naast een pragmatische oplossing voor het probleem met de strandballen kunnen we ook dit probleem verhelpen door het proces te veranderen en verantwoordelijkheden bij de juiste afdelingen neer te leggen. In dit specifieke geval zullen de ordervoorbereiders ervoor zorgen dat de juiste informatie voor de vormgevers reeds uitgezocht is, zodat zij zich (ook thuis) puur kunnen concentreren op de vormgeving. Zo’n plan komt tot stand tijdens workshops met alle deelnemers aan de processen. Zij weten wat er speelt en kunnen dus uitstekend ideeën aandragen. Bovendien creëer je zo gelijk draagvlak, waardoor je weerstand bij de werkwijze voorkomt. Deze aspecten maken mijn werk bij Graphit erg persoonlijk en uitdagend.

Zo pluk je de vruchten van nieuwe workflows voor contentcreatie

Eerlijk verhaal

Die persoonlijkheid wil ik waarborgen, ook nu ik thuiswerk. Nu alle gesprekken online plaatsvinden, valt het fysieke aspect weg. Dat heeft grote gevolgen. Mensen die minder assertief zijn, dreigen in een vergadering te worden ondergesneeuwd door diegene met het hoogste woord. Daarom plan ik veel één-op-één-gesprekken in. Zo wordt het eerlijke verhaal verteld en leggen we samen het fundament voor meer inzicht in de organisatie en verbeterde werkprocessen. Betrokkenheid, aandacht en tijd van alle stakeholders bij de implementatie van workflowsoftware vormen wat mij betreft samen de belangrijkste randvoorwaarde voor een succesvolle implementatie.

Tip van de week

Denk je intussen na over het verbeteren van je werkprocessen, dan heb ik een tip voor je die je direct in de praktijk kunt brengen: loopt er iets niet goed op een afdeling, neem dan andere afdelingen mee in je onderzoek. Vaak ontstaat het probleem ergens anders dan waar je het signaleert.

Lees ook:

ALSO GET YOUR BRAND IN SHAPE

Contact our experts for a free sparring session

Evert Couwenhoven

+31 6 10 94 13 38

Mariette van het Kaar

+31 6 2111 09 69

Ronald Leusink

+31 6 46 81 48 64