Het ideale folderopmaakproces: Hoogvliet Supermarkten implementeert Publication Organiser

De wekelijkse huisaanhuisfolder

Iedere week verspreidt Hoogvliet Supermarkten een huis-aan-huis-folder, waarin alle weekaanbiedingen staan. Bij het voorbereiden en plannen van de weekcampagnes zijn diverse teams betrokken: marketing, categorymanagers, fotografen en vormgevers. Alle disciplines plegen regelmatig overleg met elkaar, waarbij voortdurend nieuwe inzichten ontstaan. Wijzigingen in de lay-out zijn dan ook vaak nodig. Omdat Hoogvliet het creatieve proces heeft belegd bij reclamebureau XXS, zijn een geolied proces en een naadloze samenwerking onmisbaar.

Het optimaliseren van het proces

Met dat doel in het achterhoofd sloeg Hoogvliet vorig jaar de handen ineen met XXS en Graphit. Het doel: het folderopmaakproces verregaand automatiseren. Het softwareplatform: Publication Organiser van Graphit. Hoe ziet de nieuwe werkwijze eruit en wat heeft deze opgeleverd?

Creatie: drie rondes, één proces

Hoogvliet beheert de productteksten voor de website én voor alle offline communicatie in een promotiesysteem. Hieruit wordt wekelijks een Excel-bestand getrokken. Dit bevat alle productbeschrijvingen, prijzen en verwijzingen naar beelden voor de weekcampagnes, inclusief de juiste positionering op de pagina’s. De foldercoördinator uploadt dit bestand naar het platform. Het systeem genereert vervolgens volledig automatisch een Adobe InDesign-opmaak van de folder. Deze wordt intern gedeeld met de betrokkenen, die wijzigingen in het vertrouwde Excel-bestand kunnen doorvoeren.

Dit proces wordt driemaal herhaald, zonder dat er een vormgever aan te pas komt. Daarna wordt er in Adobe InDesign automatisch een finale versie gecreëerd, waarin specifieke wensen omtrent de lay-out als annotaties kunnen worden opgenomen via de ondersteunende workflow.

Finetuning: intensief samenwerken aan de opmaak

Wanneer het bestand klaarstaat, krijgt XXS via de workflow een melding. Het is tijd voor het reclamebureau om het Adobe InDesign-bestand verder vorm te geven, zodat de folder de juiste uitstraling krijgt. Via dezelfde workflow deelt XXS de bestanden, zodat Hoogvliet deze in de webbrowser kan bekijken en (indien nodig) kan voorzien van annotaties omtrent wijzigingen. Via de digitale plank en de workflow kan iedereen de status van de pagina’s bekijken en goedkeuren. Het proces herhaalt zich net zo lang totdat Hoogvliet helemaal tevreden is.

Daarnaast biedt de Publication Organiser een volledige beeldbank op basis van Elvis DAM. Hierin worden alle beelden voor de folders, het POS-materiaal en de website beheerd. Elvis DAM verzorgt voor alle kanalen de automatische aanlevering van beelden in het juiste formaat.

Resultaat: meer kwaliteit, consistentie en flexibiliteit

Het proces is er met Publication Organiser flink op vooruitgegaan. Hoogvliet en XXS werken naadloos samen op het platform. Met één druk op de knop kunnen de vele betrokkenen zelf folderpagina’s genereren om deze online te bekijken en wijzigingen door te voeren. Ook kunnen zij aanpassingen aan de lay-out aanvragen en goedkeuren.

Hoogvliet heeft nu de volledige controle over de folder, waardoor het de kwaliteit en de consistentie véél beter kan bewaken. De mate van flexibiliteit is bovendien enorm verhoogd, omdat het doorvoeren van (lastminute)correcties geheel intern geschiedt.

In de woorden van de supermarktketen:

“Dankzij de Publication Organiser kunnen we bijzonder efficiënt samenwerken met XXS, zonder dat dit ten koste gaat van de creativiteit. Daardoor kunnen wij ons volledig richten op de effectiviteit van onze weekcampagnes!”

– Anneke van Kempen, marketingmanager, Hoogvliet Supermarkten

Share:

Deel op facebook
Deel op twitter
Deel op linkedin

Thuis aan het werk? Wij helpen je er graag mee!

Het coronavirus heeft ons allemaal flink in de tang en naar verwachting zal dat ook nog wel even duren. Onze …

Lees meer

VPRO Gids kiest voor multichannelplatform: “Graphit werkt nauw met ons samen en durft eerlijk te zijn”

Recentelijk is de naam ‘Multimediale Uitgeverij VPRO Gids’ in het leven geroepen. Daaruit spreekt een ambitie: naast de papieren gids …

Lees meer

Het creëren van content chaotisch? Zo los je het op

Het creëren van content gaat er soms chaotisch aan toe. Misschien herken je het wel; pdf-bestanden die tussen verschillende afdelingen heen en weer worden gestuurd. Last-minute nog snel een mailtje met correcties. En trouwens, missen er nog illustraties?

Lees meer

Afspraak maken