Het ideale folderopmaakproces: Hoogvliet Supermarkten implementeert Publication Organiser

De wekelijkse huisaanhuisfolder

Iedere week verspreidt Hoogvliet Supermarkten een huis-aan-huis-folder, waarin alle weekaanbiedingen staan. Bij het voorbereiden en plannen van de weekcampagnes zijn diverse teams betrokken: marketing, categorymanagers, fotografen en vormgevers. Alle disciplines plegen regelmatig overleg met elkaar, waarbij voortdurend nieuwe inzichten ontstaan. Wijzigingen in de lay-out zijn dan ook vaak nodig. Omdat Hoogvliet het creatieve proces heeft belegd bij reclamebureau XXS, zijn een geolied proces en een naadloze samenwerking onmisbaar.

Het optimaliseren van het proces

Met dat doel in het achterhoofd sloeg Hoogvliet vorig jaar de handen ineen met XXS en Graphit. Het doel: het folderopmaakproces verregaand automatiseren. Het softwareplatform: Publication Organiser van Graphit. Hoe ziet de nieuwe werkwijze eruit en wat heeft deze opgeleverd?

Creatie: drie rondes, één proces

Hoogvliet beheert de productteksten voor de website én voor alle offline communicatie in een promotiesysteem. Hieruit wordt wekelijks een Excel-bestand getrokken. Dit bevat alle productbeschrijvingen, prijzen en verwijzingen naar beelden voor de weekcampagnes, inclusief de juiste positionering op de pagina’s. De foldercoördinator uploadt dit bestand naar het platform. Het systeem genereert vervolgens volledig automatisch een Adobe InDesign-opmaak van de folder. Deze wordt intern gedeeld met de betrokkenen, die wijzigingen in het vertrouwde Excel-bestand kunnen doorvoeren.

Dit proces wordt driemaal herhaald, zonder dat er een vormgever aan te pas komt. Daarna wordt er in Adobe InDesign automatisch een finale versie gecreëerd, waarin specifieke wensen omtrent de lay-out als annotaties kunnen worden opgenomen via de ondersteunende workflow.

Finetuning: intensief samenwerken aan de opmaak

Wanneer het bestand klaarstaat, krijgt XXS via de workflow een melding. Het is tijd voor het reclamebureau om het Adobe InDesign-bestand verder vorm te geven, zodat de folder de juiste uitstraling krijgt. Via dezelfde workflow deelt XXS de bestanden, zodat Hoogvliet deze in de webbrowser kan bekijken en (indien nodig) kan voorzien van annotaties omtrent wijzigingen. Via de digitale plank en de workflow kan iedereen de status van de pagina’s bekijken en goedkeuren. Het proces herhaalt zich net zo lang totdat Hoogvliet helemaal tevreden is.

Daarnaast biedt de Publication Organiser een volledige beeldbank op basis van Elvis DAM. Hierin worden alle beelden voor de folders, het POS-materiaal en de website beheerd. Elvis DAM verzorgt voor alle kanalen de automatische aanlevering van beelden in het juiste formaat.

Resultaat: meer kwaliteit, consistentie en flexibiliteit

Het proces is er met Publication Organiser flink op vooruitgegaan. Hoogvliet en XXS werken naadloos samen op het platform. Met één druk op de knop kunnen de vele betrokkenen zelf folderpagina’s genereren om deze online te bekijken en wijzigingen door te voeren. Ook kunnen zij aanpassingen aan de lay-out aanvragen en goedkeuren.

Hoogvliet heeft nu de volledige controle over de folder, waardoor het de kwaliteit en de consistentie véél beter kan bewaken. De mate van flexibiliteit is bovendien enorm verhoogd, omdat het doorvoeren van (lastminute)correcties geheel intern geschiedt.

In de woorden van de supermarktketen:

“Dankzij de Publication Organiser kunnen we bijzonder efficiënt samenwerken met XXS, zonder dat dit ten koste gaat van de creativiteit. Daardoor kunnen wij ons volledig richten op de effectiviteit van onze weekcampagnes!”

– Anneke van Kempen, marketingmanager, Hoogvliet Supermarkten

Share:

Deel op facebook
Deel op twitter
Deel op linkedin

VPRO Gids kiest voor multichannelplatform: “Graphit werkt nauw met ons samen en durft eerlijk te zijn”

Recentelijk is de naam ‘Multimediale Uitgeverij VPRO Gids’ in het leven geroepen. Daaruit spreekt een ambitie: naast de papieren gids …

Lees meer

Hoe manage je de marketingcontent voor 13 merken?

De NCOI Groep, kende een grote druk op het promoten van de opleidingen door middel van brochures. en wervende teksten voor op de website. Hoe dit zowel voor digitaal als print nu is opgelost voor alle kanalen lees je hier.

Lees meer

Contentorganisatie en omnichannel publiceren, waar te beginnen?

Marketeers anno 2021 leven in een uitdagende tijd. Dankzij de groei van het aantal mediakanalen hebben marketeers oneindig veel mogelijkheden om hun doelgroepen te bereiken met doeltreffende on- en offlinecommunicatie.

Lees meer

Afspraak maken