De politie stroomlijnt redactionele processen: “WoodWing Studio en WoodWing Assets zorgen voor structuur”

Toen de politie besloot om haar communicatieactiviteiten voor een deel te centraliseren, nam zij ook haar processen onder de loep. Al gauw werd projectleider Steven Snoep ingehuurd om het redactionele proces van de communicatieafdeling makkelijker, beter en sneller te laten verlopen. Voor de creatie en publicatie van twee magazines, ‘Blauw’ en ’24/7′, bleken twee tools uitkomst te bieden: WoodWing Studio en Woodwing Assets. “Aangezien zo’n proces volgens een vast stramien verloopt, is het zeer efficiënt om hiervoor een werkstroom te beschrijven en deze te automatiseren,” vertelt Steven. “Daar heeft Graphit ons uitstekend bij geholpen.”

“Werken met WoodWing Studio geeft zekerheid en rust”
“Vroeger kregen redacteuren instructies per mail, waarna zij een artikel schreven in Word,” vertelt Steven. “Vervolgens gingen de bijlages heen en weer tussen eindredactie, redacteur en geïnterviewde om de inhoud af te stemmen. Soms was er wel sprake van twintig stappen. Dit proces resulteerde in veel mapjes en extra controlewerk. Dit laatste was nodig omdat de vormgevers uiteindelijk wel de juiste (finale) versie moesten ontvangen.”

WoodWing Studio heeft hier verandering in aangebracht. “Daarmee voorkom je dat een artikel naar de volgende fase gaat voordat er akkoord op is gegeven. Via het systeem verstuurt de eindredactie een briefing. De redacteur creëert de content en plaatst deze in het juiste dossier in WoodWing Studio. Op dat moment gaat de content naar de volgende fase: de eindredactie ziet dat het artikel klaarstaat en gaat ermee aan de slag. Alles is gebaseerd op statussen, waardoor het proces enorm gestructureerd verloopt. Dit geeft veel zekerheid en rust.”

“Woodwing Assets maakt veel mailverkeer over beeld overbodig”
Omdat de magazines naast tekst ook beeld nodig hebben, besloot de politie eveneens te werken met Woodwing Assets. “Vanuit het systeem wordt er nu van elk artikel een link gemaakt, die wordt gemaild naar degene die het beeld moet aanleveren,” legt Steven uit. “Deze persoon kan vervolgens heel gemakkelijk de juiste foto’s inslepen, waarna de beeldredactie een notificatie krijgt dat de afbeeldingen zijn geüpload.” Dat de beeldredactie foto’s ook kan waarderen, is enorm handig: “Zo weet je direct welk plaatje de voorkeur geniet. Het is niet nodig om daar nog over te mailen.”

“Graphit doet voorstellen, geeft adviezen en stelt de juiste vragen”
Over de samenwerking met Graphit is Steven erg tevreden: “Onze contactpersoon bij Graphit is zeer ervaren. Hij heeft geen afwachtende houding: hij doet voorstellen, geeft adviezen en stelt de juiste vragen. Als wij een specifieke wens omschrijven, weet hij deze binnen de mogelijkheden van de workflow door te voeren.”

Share:

Deel op facebook
Deel op twitter
Deel op linkedin

Optimale content creatie: doorbreek je silo’s!

Organisaties als brands en uitgevers willen inspirerende content creëren, voor alle media kanalen. Daarvoor moeten ze zich focussen op datgene waar het om gaat: het vertellen van goede verhalen – ondersteund door de beste visuals.

Lees meer

Hoogvliet: de automatisering van opmaak in weekcampagnes

In onze vorige blog vertelden we hoe een PIM – een product informatie systeem – een uitkomst is bij het centraal beheren van allerlei commerciële productinformatie.

Lees meer

Wat moet je je precies voorstellen bij het support dat je van Graphit kunt verwachten? Onze eigen Frank en David vertellen je er meer over.

Klanten van Graphit – brandowners en uitgevers zoals Reed Business, New Skool Media, Yamaha Motor Europe, Dekamarkt, NCOI en Albelli …

Lees meer

Afspraak maken