CASE: NEDERLANDS OPENLUCHT MUSEUM (NOM)

Tijdens een aanbestedingstraject kwam Graphit als winnende opdrachtnemer uit de bus dankzij een gedetailleerd plan van aanpak voor de implementatie van het nieuwe systeem, inclusief de gewenste koppelingen met onder andere de website van NOM en met Adlib – een collectiebeheersysteem waarin alle werken van Nederlandse musea terug te vinden zijn, en waarvan NOM vanzelfsprekend ook gebruik maak. Er moest een digital asset management systeem (DAM) komen dat alle hiervoor benodigde content aankon. Het museum wilde een systeem waarbij je niet meer via een verkenner hoeft te zoeken, maar via een krachtig zoeksysteem precies kunt vinden wat je zoekt, dan wel met behulp van een zoekterm en filtering snel iets kunt vinden in de richting die je zoekt. WoodWing Assets is precies zo’n systeem.

Beheren HR content

Graphit ging samen met de toekomstige key users nauwkeurig na hoe de organisatie in elkaar steekt, hoe afdelingen samenwerken en hoe op dat moment met beelden werd omgegaan. Naast de beeldbank van de afdeling Marketing en Communicatie die aan vervanging toe was, gebruikt het NOM zoals hierboven al genoemd het collectiebeheersysteem Adlib. Hierin worden ruim 150.000 museale objecten en 300.000 foto’s, boeken en ander documentair materiaal van het NOM beschreven. Dit systeem is echter niet geschikt om tevens de vele high resolution (HR) beelden die het museum heeft te beheren, zulke HR content past beter in een nieuwe beeldbank.

Indrukwekkende implementatie

Het resultaat van de implementatie van Elvis DAM is indrukwekkend. Er wordt niet meer met mappen gewerkt en het metadateren van beelden gebeurt op een eenduidige manier. Ruud Teunissen, Projectmanager ICT bij het NOM vertelt; Onze medewerkers zijn erg te spreken over de snelheid van Elvis, en collega’s die met collectiemateriaal werken kunnen nu sneller dingen terugvinden. Waardoor ze meer tijd over houden voor innovatie!

Onmisbaar systeem

Het blijkt een onmisbaar systeem. De grootste winst is het centraal opgeslagen hebben van alle beelden, de vindbaarheid daarvan, en het feit dat DAM als bron van content dient voor verschillende platformen en gigantische hoeveelheden data aankan. De software is bovendien gekoppeld aan de website van NOM zodat collecties eenvoudig naar de website ontsloten kunnen worden. Een mooi voorbeeld van de online collectie kun je zien op de website van het NOM.

“WoodWing Assets gekoppeld aan ons Collectie Registratie Systeem (CRS) heeft zelfs performance winst opgeleverd. Eén centraal systeem voor video- en beeldmateriaal”. – Ruud Teunissen Projectmanager ICT NOM