NCOI Groep heeft als missie mensen (jong en oud) te voorzien van de beste opleidingen en trainingen. Zij faciliteren hiermee een ‘Leven Lang Leren’ in Nederland. Naast het bekendste merk, NCOI Opleidingen, maken diverse gerenommeerde opleiders deel uit van NCOI Groep, zoals Scheidegger, NTI, Schoevers, ISBW, Computrain, Markus Verbeek Praehep, NIBE-SVV, Pro Education, ISES, LECTRIC, Bestuursacademie Nederland en Luzac. NCOI Groep heeft circa 1800 medewerkers en circa 3500 actieve freelance professionals. NCOI Groep is preferred supplier bij het grootste deel van de Top 500 organisaties in Nederland.

THE CHALLENGE

De afdeling marketing is verantwoordelijk voor het werven van cursisten voor alle merken. Hiervoor wordt radio- en tv reclame ingezet en spelen de website en vooral ook de brochures een cruciale rol.
“Het creëren van fysieke brochures is van groot belang voor het onder de aandacht brengen van het opleidingsaanbod bij de verantwoordelijke voor opleidingen binnen organisaties. De brochures worden specifiek voor deze doelgroep ontwikkeld. Het opmaken en redigeren van alle brochures was een bijzonder tijdrovend proces waar heel veel verschillende afdelingen bij betrokken waren”
Ferry Olie – Manager Business Transformatie en Innovatie – NCOI Groep.

De oude werkwijze

De opleidingsteksten zijn een belangrijk middel om op een duidelijke en wervende manier de verschillende opleidingen op de website te promoten. In de oude werkwijze moesten eerst alle opleidingsbrochures klaar zijn voordat de teksten over de opleidingen naar de website gepubliceerd konden worden. Hierdoor ging veel kostbare tijd verloren. Daarbij werd vaak gebruik gemaakt van dezelfde content uit verschillende backoffice systemen. Bij het voorbereiden van de marketingteksten voor de verschillende merken werd deze gelijksoortige content in verschillende uitingen, online en offline, hergebruikt door middel van kopiëren en plakken. Correcties moesten bij een wijziging altijd op verschillende plaatsen worden doorgevoerd. Dit was een erg arbeidsintensief, maar vooral ook een foutgevoelig proces. Daarom werd er een wensenpakket samengesteld om het proces van brochureontwikkeling te verbeteren en te vereenvoudigen.

Wensen

  • Het op ieder moment flexibel kunnen publiceren naar zowel on- als offline kanalen.
  • Het verkorten van de tijd om nieuwe opleidingen te publiceren.
  • Efficiëntere lay-out- en publicatieprocessen door winst te halen uit betere en minder foutgevoelige manieren om content te creëren.
“Ondanks dat NCOI meerdere startmomenten per jaar kent, oriënteren veel studenten zich traditiegetrouw in april en mei op het volgen van een opleiding. Mede hierdoor – en door het grote aantal opleidingen dat NCOI aanbiedt – staat er grote druk op het proces om de brochures in april te kunnen versturen.” – aldus Ferry

De randvoorwaarden voor de oplossing

Alle content voor digital en offline (print) moest medianeutraal, onafhankelijk van het kanaal en onafhankelijk van het merk, gemanaged kunnen worden. NCOI zocht een platform voor het verrijken van haar backoffice content met commerciële teksten en beelden zodat deze gepubliceerd kunnen worden naar de betreffende on- en offline kanalen voor het betreffende merk.

THE WORKOUT

NCOI heeft na een marktverkenning besloten zelf een PIM (Product Informatie Management) systeem te ontwikkelen waarin alle productinformatie zoals de prijs, de eigenschap van het product en de titel van de opleiding wordt beheerd.

Publication Organiser

Voor het verrijken van de content uit het PIM en het planningsysteem is gekozen voor Publication Organiser gebaseerd op de multichannel CMS- en publishing workflow software van WoodWing. De content uit het PIM- en het planningsysteem wordt binnen Publication Organiser getoond en wordt hier verrijkt met commerciële teksten en beelden die specifiek voor het merk zijn. Met behulp van de Adobe InDesign Paginator kunnen alle content elementen voor de printpublicaties worden gepland naar de pagina’s van de brochures. De vormgevers doen de laatste nabewerkingen in de layout maar hoeven zich niet meer druk te maken over de content. Op deze manier kan de opmaak van de brochures worden voorbereid met een hoge mate van voorspelbaarheid en flexibiliteit binnen de kortst mogelijke doorlooptijden. “Publication Organiser (PO) is de dirigent van de content. PO orkestreert de toegang tot informatie en zorgt er ook voor dat zowel de Adobe InDesign templates als ons Web CMS gevuld worden met content, informatie uit het PIM systeem, het geïntegreerde DAM systeem en de planninginformatie uit onze backoffice systemen.” – Ferry Olie Zowel het PIM als het CMS beschikken over statussen. Als in het PIM systeem de content op “gereed voor publicatie” wordt gezet dan wordt de data klaargezet voor de verschillende digitale kanalen. Middels pull wordt deze content door de CMS systemen van de verschillende merken van NCOI opgehaald. Graphit heeft hiervoor gebruik gemaakt van een zogenaamde content API.

De resultaten

  • Voor elke opleiding is er een duidelijke, tijdbesparende workflow gekomen.
  • Opleidingsbrochures hoeven niet meer volgens een serieel langdurig proces gecreëerd en gepubliceerd te worden. Parallel kunnen sneller meerdere activiteiten automatisch plaatsvinden.
  • Het designteam van de NCOI Groep krijgt volledig automatisch opgemaakte pagina’s voor de verschillende merken.
  • Van opleidingsbrochures worden automatisch PDF’s gegenereerd en op de juiste plek op de website geplaatst voor toekomstige cursisten.
  • Op ieder moment kan nieuwe content voor alle merken gepubliceerd worden over alle kanalen.
  • Kortere time-to-market om opleidingen in een (nog) eerder stadium onder de aandacht van de cursisten te krijgen.
“Voor dit project waren wij op zoek naar een partner met veel kennis en expertise van omnichannel content creatie. Een partner met de bereidheid om zich te verdiepen in onze processen, ons kon aansturen en ons kon ondersteunen bij de implementatie van het contentmanagement- en workflowplatform. Dat is waarom we al jarenlang een intensieve samenwerking met Graphit hebben” – Ferry Olie

THE RESULTS

Hoger ROI van marketing assets
Besparing op DTP productiekosten
Consistente merkuitstraling
Multi-channel publicatie
Online samenwerken in workflow
Verkorte creatie- en productiecycli
Versnellen van de time to market

THE RESULTS

Besparing op DTP productiekosten
Consistente merkuitstraling
Multi-channel publicatie
Online samenwerken in workflow
Verkorte creatie- en productiecycli
Versnellen van de time to market

Meer klantcases

NEDERLANDS OPENLUCHT MUSEUM (NOM)

Het Nederlands Openlucht Museum zocht naar een beeldbank die voldoet aan de eisen van de huidige markt en die...

Politie

Toen de politie besloot om haar communicatieactiviteiten voor een deel te centraliseren, nam zij ook haar processen onder de...

New Skool Media

New Skool Media gebruikt Woodwing Assets ter ondersteuning van haar redactionele en vormgeefprocessen. Het portfolio van NSM bestaat inmiddels uit...

Boerderij/Misset

Om haar redacties "web first" te laten werken heeft Misset gekozen voor de Woodwing best of breed oplossing. Het...

ARTS EN AUTO

Vereniging van Arts en Auto, VvAA, was op zoek naar een it partner die de redactionele en vormgeefprocessen zowel...

Gassan

Gassan beschikt over een interne DTP-studio die allerlei communicatiemiddelen ontwikkelt, zoals brochures en prijslijsten. Het opmaken van deze prijslijsten...

Bavaria

Het beheren, wereldwijd ontsluiten van de digitale marketing content en het bewaken van de huisstijl van alle on- en...

Hoogvliet

Iedere week verspreidt Hoogvliet Supermarkten een huis-aan-huis-folder, waarin alle weekaanbiedingen staan. Lees in deze klantcase hoe Hoogvliet samen met...

ANWB

Uitgangspunt van e ANWB was een media neutrale redactie workflow op te zetten waarmee zowel de webpublicaties als printpublicaties kunnen...

DekaMarkt-Dirk van den Broek

Voor het beheren en distribueren van alle beeldmateriaal en artwork heeft Detailresult gekozen voor Woodwing Assets. Daarnaast worden worden de...

CRV

CRV maakt veel rijke content die tot de verbeelding spreekt, zoals catalogi, video’s en infographics. Maar de organisatie miste...

ELSEVIER

Lees in deze case hoe Graphit samen met Elsevier voor een eenduidige werkwijze heeft gekozen waarmee vanuit het redactionele...

Artis

Artis is in het bezit van veel rijke digitale bestanden. Graphit heeft Artis geholpen om al hun beeldmateriaal op een gestructureerde manier op te slaan, te beheren en managen zodat zijn snel en efficiënt hun mooie verhalen kunnen vertellen aan het publiek. Zowel in het park als op de website.

Lees meer

VPRO

Recentelijk is de naam ‘Multimediale Uitgeverij VPRO Gids’ in het leven geroepen. Daaruit spreekt een ambitie: naast de papieren gids wil deze tak van de VPRO ook digitale activiteiten gaan ontplooien. Hiervoor bleek een multichannelplatform voor contentcreatie, -publicatie en -management nodig te zijn.

Lees meer

Hoogvliet

Iedere week verspreidt Hoogvliet Supermarkten een huis-aan-huis-folder, waarin alle weekaanbiedingen staan. Lees in deze klantcase hoe Hoogvliet samen met Graphit het publicatieproces van de huis-aan-huis-folders verregaand heeft geautomatiseerd.

Lees meer

Afspraak maken