Essent maakt het jaarverslag via het datacenter van Graphit met behulp van WoodWing’s SCE!

Essent maakt elk jaar een jaarverslag, een vormgevingsbureau wordt gevraagd de vormgeving en opmaak te realiseren. Op vastgezette tijden worden bestanden en/of proeven van de ene partij naar de andere partij verstuurd. Hierdoor ontstaan wachtmomenten en piekmomenten in de productie en het proces is niet transparant. Essent ondervindt elk jaar tijdens de vervaardiging van het jaarverslag een productiedruk en wil de samenwerking met het vormgevingsbureau verbeteren.

Vanuit dit gegeven is Essent op zoek gegaan naar een oplossing waardoor;

• er een betere verdeling van werk kan worden gerealiseerd doordat er parallelgewerkt kan worden
• er meer transparantie en overzicht ontstaat in de werkwijze
• de samenwerking tussen Essent en het vormgevingsbureau wordt verbeterd

Er is gekozen om dit met behulp van SmartConnection Enterprise (SCE) te realiseren. Omdat aan een jaarverslag gewerkt wordt in een relatief korte periode zal er slechts tijdelijk gebruik worden gemaakt van SCE. Essent heeft daarom gekozen om gebruik te maken van SCE via het datacenter van Graphit. SCE is een redactioneel systeem waarin de vormgeving en tekstuele bewerkingen zijn gescheiden. Het vormgevingsbureau maakt de vormgeving met behulp van InDesign en Essent bewerkt teksten met behulp van InCopy. De documenten worden opgeslagen in de SCE server omgeving ondersteund door een workfl ow. De productievoorgang kan hiermee gevolgd worden, hierdoor is een transparante werkwijze gerealiseerd. Essent en het vormgevingsbureau hebben afspraken gemaakt over de indeling van het jaarverslag. Door het opsplitsen van het jaarverslag in bewerkbare stukken kon er eenvoudig parallel worden gewerkt. Hierdoor is tevens een goede en overzichtelijke werkverdeling ontstaan. Vanuit het Graphit datacenter is de SCE software als een dienst aangeboden aan Essent en het vormgevingsbureau. Er was dan ook geen aanpassing nodig in het serverpark van Essent. Wel is er gekozen om op de werkplekken de benodigde client software